LA SGBCI recrute Assistante de Direction Générale
Date de prise de fonction : Octobre 2018
Métier : Secrétariat
Environnement de Travail :
Au sein de l’entité, vous rejoindrez la Direction Générale chargée de définir et de conduire la politique de développement de la filiale au mieux des intérêts du Groupe Société Générale.
Mission du Poste :
Sous la supervision du Directeur Général, vous avez pour mission de lui apporter une assistance solide et permanente en matière d’organisation professionnelle, et à ce titre :
· l’accompagner dans la planification et dans la préparation de ses engagements professionnels;
· Assurer l’accueil et l’information de ses interlocuteurs, dans un esprit de courtoisie et de réserve;
· Leur apporter un premier niveau de réponse et contribuer à la bonne circulation de l’information;
· Suivre les projets et activités de la direction générale, et piloter certains dossiers en autonomie.
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Vous êtes chargé de :
Accueil / Communication
o Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité;
o Filtrer les appels et orienter les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en s’assurant de relayer la demande à l’interlocuteur en capacité de les fournir;
o Assurer la circulation de l’information entre la Direction Générale et les différents services de la filiale et du Groupe.
Assistanat
o Organiser l’agenda et la prise de RDV en fonction des priorités du Directeur Général;
o Organiser les déplacements du Directeur Général;
o Rappeler les informations importantes et transmettre les messages;
o Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités (connaissance des dossiers);
o Assurer la logistique des réunions et des séminaires (réservation de dates et de salles, convocation, prestations…);
o Assurer la collecte des éléments auprès des services pour la préparation des réunions;
o Convoquer les Comités de Direction Générale en lien avec les adjoints au DG et les collaborateurs du DG.
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Gestion de Dossiers Spécifiques
o Assurer la gestion de l’agenda général et la préparation de la revue de calendriers hebdomadaires;
o Préparer en amont l’ensemble des dossiers d’évaluation;
o Gérer l’organisation matérielle des séminaires du CODIR.
Profil :
Formation
o Bac +4/5 Administration, Communication, Gestion ou équivalent
Expérience
o Expérience professionnelle d’au moins 10 ans dans une fonction comparable idéalement acquise auprès d’une Direction Générale.
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Savoir
o Maîtrise des outils informatique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet, Intranet;
o Savoir parler et écrire couramment l’anglais.
Savoir Faire
o Maîtriser les techniques d’assistanat, de secrétariat et de communication;
o Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences;
o Assurer une bonne transmission de l’information;
o Savoir travailler de manière autonome;
o Savoir prendre des initiatives;
o Produire un travail rapide, fiable et de qualité;
o Savoir respecter les procédures;
o Posséder des qualités d’organisation et de classement;
o Savoir prendre des notes, rédiger des courriers et des comptes rendus;
o Faire preuve de capacité de synthèse;
o Savoir s’adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs.
Savoir être
o Sens du travail en équipe;
o Rigueur et fiabilité;
o Discrétion et sens du devoir de réserve;
o Réactivité;
o Capacité à anticiper;
o Autonomie;
o Disponibilité et sens de l’engagement;
o Sens des relations humaines, diplomatie;
o Calme et recul dans les situations de stress.
Candidater :
Délai : 31 octobre 2018
Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.
