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    GIZ GMBH BUREAU ABIDJAN recrute RÉCEPTIONNISTE

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    GIZ GmbH Bureau Abidjan
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    • ABIDJAN

    GIZ

    GIZ GMBH BUREAU ABIDJAN

    recrute

    RÉCEPTIONNISTE

    Description du poste

    Projet : Projet Eau et Energie Pour l’Alimentation (PEEPA)- GIZ GmbH
    Poste: Réceptionniste – CDD 1 AN Renouvelable

    A. Domaine de responsabilité

    Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
    Accueillir et les visiteurs internes (autres projet GIZ, Bureau GIZ pays) et externes (clients, visiteurs, fournisseurs, consultants, coursiers),
    Gérer l’accès (registre, badges d’entrée…)
    Filtrer les appels, transmettre les communications ou mettre en attente, prendre des messages,
    Assurer la réception et l’envoi de documents/courriers, l’affranchissement du courrier, la réception et la distribution du courrier,
    Assurer la gestion (p.e réservations) et préparation des salles de réunion, la prise de rendez-vous, le classement/archivage de documents administratifs.
    Assurer le renouvellement de stock de matériel de bureau et pour les toilettes, eau/boissons et des produits d’entretien
    Superviser l’entretien du bureau, des salles de réunion et de la cuisine.
    Coordonner la livraison et l’installation de services de catering, travaux de maintenance ou autre

    Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributs suivants :

    B. Attributions
    1. Services d’accueil téléphonique et de réception
    Le/la titulaire du poste
    Répondre au téléphone, transmettre, reprendre ou traiter les appels et les messages
    Établir des notes concernant tous les appels qui n’ont pu être traités directement par les collaborateurs ou les collaboratrices concerné(e)s, leur indiquer l’identité de l’appelant, l’heure et le contenu de l’appel
    Utiliser le répondeur téléphonique
    S’occuper selon une procédure de routine du courrier entrant et du courrier sortant, y compris les télécopies, les messages électroniques, les paquets et les messages à délivrer personnellement

    2. Travaux et services de bureau
    Le/la titulaire du poste
    Enregistrer / consigner quotidiennement le courrier, les télécopies, les messages électroniques entrants et sortants
    Trier et distribuer les messages électroniques et les télécopies, ainsi que les autres documents officiels entrants
    S’occuper de diriger / réceptionner les documents ou paquets destinés au bureau, aux services gouvernementaux, ambassades, etc. ou en arrivant, et en assumer la responsabilité
    Veiller à la disponibilité de stock d’eau, de papier, de matériel d’entretien, de matériel pour les toilettes etc
    Veiller à la disponibilité de magazines/journaux/matériel de lecture GIZ pour les visiteurs

    3. Autres attributions
    Le/la titulaire du poste
    Gestion du stock du matériel bureautique de la commande à la livraison. Enregistrer les entrées et sorties. Assurer le suivi des commandes du matériel bureautique et consommables des projets.
    Assume d’autres activités et tâches en coordination avec l’équipe et sur instruction de son supérieur hiérarchique
    Fait proactivement des suggestions pour l’amélioration de la gestion du bureau, pour discussion avec l’équipe et son supérieur hiérarchique
    Coordonne avec le responsable Admin-finance la gestion quotidienne des chauffeurs

    Profil du poste

    C. Qualifications, compétences et expérience requises
    Qualification
    BAC+2/3 Licence en secrétariat ; communication ; administration ou formation similaire.

    Expérience professionnelle
    Au moins 2 anS d’expérience professionnelle (éventuellement à un poste similaire)

    Autres qualifications
    Bonne connaissance pratique de l’utilisation des moyens de télécommunication modernes (téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) et des logiciels correspondants (telles que Outlook)
    Bonne connaissance pratique de l’utilisation des applications informatiques (telles que MS-Office)
    Très bonnes connaissances en français
    Très bonnes aptitudes relationnelles
    Envie d’apprendre et de se développer
    Discrétion, disponibilité, courtoisie et bonne organisation

    Dossiers de candidature

    vous êtes invités à présenter votre dossier au plus tard le 03 août 2020
    au cas où votre profil répond aux exigences du poste.

    Le dossier contenant :
    – Le Curriculum Vitae et la lettre de motivation
    – Les copies de vos diplômes (obligatoires)
    – Les références des emplois antérieurs et
    – Les PRÉTENTIONS SALARIALES EN BRUTS

    est à déposer physiquement sous pli fermé à la réception du Bureau GIZ à Abidjan en face de la grande Mosquée de la Riviera Golf, 01 BP 7172 Abidjan 01, Côte d’Ivoire avec la mention : « NOM DU PROJET ET INTITULE DU POSTE ».

    Les candidat(e)s peuvent également envoyer leur dossier par e-mail à l’adresse électronique suivante avec en objet «NOM DU PROJET ET INTITULE DU POSTE »

    recrutement-cote-ivoire@giz.de

    Les candidatures féminines sont vivement recommandées

    Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à recrutement-cote-ivoire@giz.de