Assistant(e) Exécutif(ve) du Directeur Général & Communication Institutionnelle

Mission générale

Sous l’autorité du Directeur Général, l’Assistant(e) Exécutif(ve) assure le fonctionnement quotidien du Cabinet du Directeur Général.

Il/elle coordonne les activités administratives, prépare les supports de décision, pilote la communication institutionnelle et assure le suivi rigoureux de l’exécution des décisions prises par la Direction Générale.

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Il/elle contribue activement à la qualité des productions stratégiques de l’organisation grâce à une excellente maîtrise des outils digitaux, de la communication et de l’intelligence artificielle.

Les trois piliers du poste

A. Executive Assistant du Directeur Général (40%)

Être le premier collaborateur du DG dans son organisation quotidienne.

B. Communication institutionnelle (30%)

Développer et renforcer l’image de marque de l’organisation.

C. Productivité digitale & IA (30%)

Utiliser les technologies numériques et l’IA pour améliorer la performance de la Direction Générale.

Principales responsabilités

A. Assistance stratégique au Directeur Général

• Gérer l’agenda stratégique du Directeur Général.
• Organiser les réunions de Direction.
• Préparer les dossiers des Conseils d’Administration.

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• Préparer les réunions avec les partenaires.
• Rédiger les comptes rendus.
• Préparer les notes de synthèse.
• Préparer les discours.
• Préparer les éléments de langage.
• Organiser les missions.
• Assurer le suivi des échéances.

B. Production documentaire de haut niveau

Le titulaire devra produire des documents comparables aux standards des cabinets internationaux de conseil .

Exemples :

• présentations PowerPoint exécutives ;
• notes stratégiques ;
• mémorandums ;
• concept notes ;
• business plans ;
• feuilles de route ;

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• rapports d’activités ;
• propositions de partenariat ;
• documents institutionnels ;
• fiches projets ;
• dossiers de financement ;
• supports pour conférences.

Une excellente capacité rédactionnelle est indispensable.

C. Suivi de l’exécution des décisions du DG

Le titulaire agit comme « Project Management Officer (PMO) » du Directeur Général.

Il/elle devra notamment :

• tenir le registre des décisions ;
• suivre les plans d’actions ;
• relancer les responsables ;
• produire les tableaux de bord hebdomadaires ;
• préparer les réunions de suivi ;
• identifier les retards ;
• proposer des mesures correctives.

L’objectif est que chaque décision prise par le DG fasse l’objet d’un suivi jusqu’à sa complète exécution.

D. Communication institutionnelle

• gérer les réseaux sociaux ;
• produire les contenus digitaux ;
• rédiger les communiqués ;

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• préparer les newsletters ;
• mettre à jour le site internet ;
• assurer la couverture des événements ;
• produire les supports de communication.

E. Gestion des événements

Coordonner :

• conférences ;
• visites officielles ;
• inaugurations ;
• cérémonies ;
• ateliers ;
• séminaires ;
• forums.

F. Création de contenus

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Produire :

• vidéos courtes ;
• infographies ;
• visuels ;
• présentations ;
• brochures ;
• supports digitaux.

G. Intelligence artificielle & Digital Productivity

Le titulaire devra être capable d’utiliser les outils d’IA générative comme leviers de productivité.

Exemples d’utilisation :

• rédaction assistée ;
• préparation de présentations ;
• synthèse documentaire ;
• traduction ;

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• veille stratégique ;
• génération d’idées ;
• automatisation de tâches ;
• amélioration de documents.

Une forte curiosité pour les nouvelles technologies est indispensable.

Activités quotidiennes

Chaque semaine, le titulaire pourra notamment :

• préparer les réunions du DG ;
• suivre les actions décidées ;

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• produire plusieurs notes stratégiques ;
• préparer des présentations ;
• gérer les réseaux sociaux ;
• rédiger les communications ;
• organiser les déplacements ;
• coordonner les réunions ;
• assurer la veille stratégique.

Résultats attendusLe titulaire devra permettre au Directeur Général de :

• gagner du temps ;

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• disposer rapidement de documents de qualité ;
• assurer un suivi rigoureux des décisions ;
• renforcer la visibilité de l’organisation ;
• professionnaliser la communication institutionnelle ;
• accélérer la transformation digitale de la Direction Générale.

Profil recherché

Formation

Bac+5 minimum dans l’un des domaines suivants :

• Communication
• Journalisme

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• Relations publiques
• Marketing digital
• Management
• Sciences politiques
• Administration
• Transformation digitale
• Innovation
• École d’ingénieur avec forte sensibilité communication. Une double compétence est fortement appréciée.

Expérience

Minimum 3 à 5 années d’expérience dans un environnement exigeant :

• Direction Générale ;
• Cabinet ministériel ;

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• Cabinet de conseil ;
• ONG internationale ;
• Organisation internationale ;
• Université ;
• Startup innovante.

Compétences techniquesExcellente maîtrise de :

Communication

• Communication institutionnelle
• Storytelling
• Rédaction professionnelle
• Relations publiques

Outils bureautiques

• PowerPoint (niveau expert)
• Word

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• Excel
• Outlook

Outils de design

• Canva
• Adobe Express
• Figma (atout)

Digital

• Réseaux sociaux
• CMS
• Notion
• Trello
• Asana
• Microsoft Planner

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Intelligence artificielle

Capacité démontrée à utiliser efficacement des outils d’IA générative (ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, Claude ou équivalents) pour améliorer la qualité et la rapidité de production des contenus, des analyses et des présentations.

Compétences numériques

• gestion de projets numériques ;
• no-code / low-code ;
• culture data ;

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• automatisation de processus ;
• outils collaboratifs ;
• initiation au développement web ou mobile ;
• UX/UI et prototypage ;
• maîtrise des environnements numériques de travail.

Compétences comportementales

Nous recherchons une personne :

• extrêmement organisée ;
• autonome ;
• rigoureuse ;
• discrète ;
• loyale ;
• proactive ;

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• créative ;
• curieuse ;
• orientée résultats ;
• capable de travailler sous pression ;
• dotée d’un excellent esprit de synthèse ;
• ayant une très forte capacité rédactionnelle ;
• sachant gérer simultanément plusieurs dossiers stratégiques.

Une excellente maîtrise du français est indispensable. Un bon niveau d’anglais constitue un atout.

Indicateurs de performance (KPI)

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• Respect des délais de production des documents stratégiques.
• Qualité des présentations et notes soumises au DG.
• Taux d’exécution des décisions de la Direction Générale.
• Réactivité dans le traitement des demandes.
• Développement de la visibilité et de la notoriété de l’organisation.
• Satisfaction du Directeur Général et des partenaires internes.
• Nombre d’initiatives d’amélioration des processus grâce aux outils numériques et à l’IA.

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