Réceptionniste accueil

Mission générale

La Chargée d’Accueil est la première image de l’établissement auprès des visiteurs, partenaires, apprenants et fournisseurs.

Scannez votre CV. Corrigez le et décrochez l’entretien. cliquez sur le lien suivant : https://app.alerteemploi.net/

Elle assure un accueil chaleureux, professionnel et efficace, tout en garantissant une gestion fluide du front office, des appels téléphoniques, du courrier et des visiteurs.

Elle contribue à offrir une expérience d’accueil conforme aux standards d’excellence de l’établissement.

Vision du poste

Scannez votre CV. Corrigez le et décrochez l’entretien. cliquez sur le lien suivant : https://app.alerteemploi.net/

l’établissement accueille quotidiennement des représentants d’institutions nationales et internationales, des entreprises, des investisseurs, des étudiants, des chercheurs et des partenaires techniques.

La Chargée d’Accueil est l’ambassadrice de l’établissement.

Son professionnalisme, son élégance, son sens du service et sa qualité d’expression participent directement à l’image de marque de l’institution.

Mission stratégique

Scannez votre CV. Corrigez le et décrochez l’entretien. cliquez sur le lien suivant : https://app.alerteemploi.net/

Le titulaire du poste est chargé de :

• représenter la qualité d’accueil de l’établissement ;
• assurer la fluidité des échanges avec les visiteurs ;
• garantir une orientation rapide des usagers ;
• contribuer au bon fonctionnement administratif du siège.

Responsabilités principales

Scannez votre CV. Corrigez le et décrochez l’entretien. cliquez sur le lien suivant : https://app.alerteemploi.net/

A. Accueil physique

Assurer l’accueil de :

• visiteurs ;
• étudiants ;
• partenaires ;
• fournisseurs ;
• candidats ;
• délégations officielles.

Informer, orienter et accompagner les visiteurs vers les interlocuteurs concernés.

B. Accueil téléphonique

Recevoir et traiter les appels entrants.

Scannez votre CV. Corrigez le et décrochez l’entretien. cliquez sur le lien suivant : https://app.alerteemploi.net/

Assurer :

• le filtrage des appels ;
• la transmission des messages ;
• la mise en relation avec les services compétents.

C. Gestion des visiteurs

Organiser :

• l’enregistrement des visiteurs ;
• les badges d’accès ;
• les salles d’attente ;
• les registres de présence.

Veiller au respect des procédures de sécurité.

Scannez votre CV. Corrigez le et décrochez l’entretien. cliquez sur le lien suivant : https://app.alerteemploi.net/

D. Gestion du courrier

Assurer :

• la réception du courrier ;
• l’enregistrement ;
• la distribution ;
• l’expédition des documents.

E. Assistance administrative

Apporter un appui aux équipes sur des tâches telles que :

Scannez votre CV. Corrigez le et décrochez l’entretien. cliquez sur le lien suivant : https://app.alerteemploi.net/

• classement ;
• numérisation ;
• photocopies ;
• préparation de dossiers ;
• réservation de salles ;
• organisation logistique des réunions.

F. Gestion des espaces d’accueil

Veiller à :

• la propreté de l’accueil ;
• la disponibilité de la documentation institutionnelle ;
• l’affichage des informations ;
• la bonne présentation des espaces de réception.

G. Support aux événements

Scannez votre CV. Corrigez le et décrochez l’entretien. cliquez sur le lien suivant : https://app.alerteemploi.net/

Participer à l’accueil lors :

• conférences ;
• ateliers ;
• formations ;
• cérémonies officielles ;
• visites de partenaires ;
• journées portes ouvertes.

Activités opérationnelles

La Chargée d’Accueil devra notamment :

• ouvrir et préparer l’espace d’accueil chaque matin ;
• accueillir les visiteurs avec professionnalisme ;
• gérer les appels téléphoniques ;
• tenir à jour le registre des visiteurs ;
• distribuer les badges ;

Scannez votre CV. Corrigez le et décrochez l’entretien. cliquez sur le lien suivant : https://app.alerteemploi.net/

• assurer le suivi du courrier ;
• préparer les salles de réunion si nécessaire ;
• signaler tout incident au Facility Manager.

Résultats attendus

• Un accueil professionnel et chaleureux.
• Une excellente satisfaction des visiteurs.
• Une gestion fluide des appels et des visiteurs.
• Une image institutionnelle valorisée.
• Un front office parfaitement organisé.
• Une circulation efficace de l’information.

Indicateurs de performance (KPI)

Scannez votre CV. Corrigez le et décrochez l’entretien. cliquez sur le lien suivant : https://app.alerteemploi.net/

Qualité de service

• Taux de satisfaction des visiteurs (>95 %).
• Temps moyen de prise en charge des visiteurs.
• Qualité de l’accueil observée lors des visites officielles.

Administration

• Exactitude du registre des visiteurs.
• Délai de traitement du courrier.
• Nombre d’erreurs d’orientation.

Image institutionnelle

Scannez votre CV. Corrigez le et décrochez l’entretien. cliquez sur le lien suivant : https://app.alerteemploi.net/

• Qualité de présentation de l’espace d’accueil.
• Disponibilité de la documentation.
• Respect des standards d’accueil de l’établissement.

Profil recherché

Formation

Bac+2 minimum en :

• Assistanat de direction ;
• Communication ;
• Gestion administrative ;
• Hôtellerie ;

Scannez votre CV. Corrigez le et décrochez l’entretien. cliquez sur le lien suivant : https://app.alerteemploi.net/

• Tourisme ;
• Relations publiques ;
• ou discipline équivalente.

Expérience

Minimum 2 années d’expérience dans :

• accueil ;
• réception ;
• assistanat administratif ;
• service client ;
• hôtellerie ;
• établissement d’enseignement supérieur ;
• organisation internationale.

Une expérience dans un environnement international constitue un atout.

Compétences techniques

Le candidat devra maîtriser :

• accueil physique et téléphonique ;
• techniques de communication ;
• Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) ;
• gestion électronique des documents ;

Scannez votre CV. Corrigez le et décrochez l’entretien. cliquez sur le lien suivant : https://app.alerteemploi.net/

• outils collaboratifs (Microsoft Teams, Google Workspace ou équivalent) ;
• utilisation d’un standard téléphonique.

Une bonne maîtrise du français est indispensable. Un niveau opérationnel en anglais est fortement souhaité afin d’accueillir des visiteurs internationaux.

Compétences comportementales

La Chargée d’Accueil devra démontrer :

• une excellente présentation ;
• un grand sens du service ;
• une courtoisie irréprochable ;

Scannez votre CV. Corrigez le et décrochez l’entretien. cliquez sur le lien suivant : https://app.alerteemploi.net/

• une excellente communication orale ;
• une forte capacité d’organisation ;
• de la discrétion et de la confidentialité ;
• une bonne gestion du stress ;
• une attitude positive et proactive ;
• une grande ponctualité.